Powrót do słowniczka

Czym jest synchronizacja i udostępnianie plików w przedsiębiorstwie (EFSS)?

Synchronizacja i udostępnianie plików w przedsiębiorstwie (ang. enterprise file sync and sharing — EFSS) jest usługą programową, która umożliwia użytkownikom bezpieczne udostępnianie i synchronizację plików, dokumentów, zdjęć i filmów pracownikom, partnerom lub klientom na wielu urządzeniach. Usługi EFSS pozwalają organizacjom wykorzystywać pamięć lokalną lub pamięć masową w chmurze w zależności od potrzeb związanych z bezpieczeństwem lub zgodnością z przepisami. Wiele organizacji wykorzystuje technologie EFSS do blokowania możliwości korzystania z konsumenckich aplikacji do udostępniania plików, które są poza kontrolą działu IT.

Czasami usługi EFSS są wyposażone w funkcje przepływu pracy, które pozwalają użytkownikom na edycję plików, pisanie komentarzy i śledzenie wersji dokumentów. Dostępne są następujące zabezpieczenia: uwierzytelnianie, szyfrowanie danych i konteneryzacja. Niektóre usługi pozwalają nawet działom IT na definiowanie szczegółowych zasad dostępu określających, którzy użytkownicy mają dostęp do poszczególnych zasobów.

Zalety synchronizacji i udostępniania plików w przedsiębiorstwie

Bezpieczne udostępnianie plików

Jeżeli firmy nie udostępniają usług synchronizacji i udostępniania plików, pracownicy najczęściej korzystają z własnych narzędzi, które już znają. W takim przypadku dział IT nie ma kontroli nad sposobem przechowywania lub udostępniania danych i może nie być świadomy naruszenia bezpieczeństwa danych do czasu, aż będzie zbyt późno na działanie. Jest to tym bardziej niebezpieczne, gdy pracownicy używają własnych narzędzi do udostępniania plików osobom trzecim.

Usługa EFSS łączy wygodę i prostotę osobistej usługi udostępniania plików z funkcjami dla przedsiębiorstw mającymi na celu zwiększanie produktywności użytkowników, a także poprawę bezpieczeństwa, elastyczności i kontroli działów IT. Niektóre usługi oferują zaawansowane funkcje bezpieczeństwa wymagane przez firmy i niezbędne do zapewnienia zgodności z przepisami, w tym:

  • Opcje pamięci lokalnej i pamięci masowej w chmurze 
  • Szczegółowe zasady kontroli dostępu, bezpieczne protokoły uwierzytelniania i zasady autoryzacji
  • Zdalne wymazywanie, blokada urządzenia, ochrona przy użyciu kodów dostępu, białe/czarne listy i zasady ważności danych 
  • Śledzenie i audyt działań użytkowników w czasie rzeczywistym
  • Integracja z usługami katalogowymi przedsiębiorstwa w celu uproszczenia uwierzytelniania i konfigurowania kont użytkowników 
  • Ograniczenia przesyłania i pobierania, daty ważności plików i ograniczenia dostępu na podstawie lokalizacji w sieci

Dostęp z dowolnego miejsca na świecie

Użytkownicy nie muszą już korzystać tylko z jednego firmowego urządzenia lub pracować w biurze, aby wykonać swoją pracę. Obecnie coraz większa liczba pracowników mobilnych oczekuje dostępu do potrzebnych zasobów z poziomu dowolnego urządzenia lub lokalizacji dostosowanego do potrzeb poszczególnych użytkowników.

Usługi EFSS pozwalają na mobilne sposoby pracy, umożliwiając użytkownikom synchronizację plików na wszystkich urządzeniach i zapewniając łatwy dostęp do potrzebnych zasobów z dowolnego miejsca.

Zapobieganie utracie danych i odzyskiwanie po awarii

Jeżeli dane są przechowywane centralnie i zarządzane przez usługę EFSS, są lepiej chronione przed wyciekiem, bez względu na to czy ujawnienie następuje w wyniku ataku cybernetycznego, utraty lub kradzieży urządzenia czy też błędu pracownika. Usługi EFSS ułatwiają tworzenie kopii zapasowych danych i utrzymywanie ich bezpieczeństwa.

Przepływy pracy dokumentów i współpraca nad nimi

Coraz większa liczba usług EFSS jest rozbudowywana o funkcje związane z przepływem pracy i współpracą nad treściami, w tym:

  • Zarządzanie dokumentami, które umożliwia bezpieczną wymianę dokumentów z podmiotami wewnętrznymi i zewnętrznymi, w tym umów, projektów, narzędzi szkoleniowych, dokumentów dotyczących wdrażania na stanowisko pracy, ocen pracowniczych, dodatkowych materiałów marketingowych, prezentacji sprzedażowych i informacji produktowych
  • Prawnie wiążące podpisy elektroniczne
  • Automatyczne powiadomienia przypominające użytkownikom o przeglądzie i/lub zatwierdzeniu wniosków
  • Automatyzacja przepływu pracy z wbudowanymi funkcjami współtworzenia oraz procesami opiniowania i zatwierdzania
  • Kontrola wersji pozwalająca pracownikom na śledzenie zmian dokumentów w wielu źródłach danych i na wielu urządzeniach

Dowiedz się więcej, jak Citrix może pomóc zaspokoić potrzeby związane z synchronizacją i udostępnianiem plików oraz współpracą nad treściami w przedsiębiorstwie.

Dodatkowe zasoby:

Produktywność mobilna oraz synchronizacja i udostępnianie plików
Zapewnianie bezpieczeństwa synchronizacji plików i pamięci masowej
Elastyczne opcje przechowywania danych w ramach usług EFSS
Skalowalność i współpraca nad treściami w przedsiębiorstwie